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远程办公,这三点最关键!

文字:[大][中][小] 发布时间:2020-2-25  浏览次数:212
因为这次疫情,中国大多数企业可以说是被动地实行了“远程办公”。
根据智联招聘《2020春节企业复工情况调研报告》显示,有近20%的企业倾向于“在家办公”模式。众多互联网大厂员工已经开始进入远程办公状态,早会、打卡、日报成为日常。
《重来2》这本书中也提到远程办公的诸多好处:从折磨身心的通勤路上解放出来、更好地利用时间高效工作、不用再忍受滞闷的氛围和千篇一律的文化、降低不必要的沟通与时间成本、时间集中,更专注高效等等。
但对于中国大多数企业,这种方式因为是首次尝试,可能会存在一些障碍或状况,并且是多数员工的共同参与,如何更高效有效地实行远程办公,HR非常有必要提前了解可能遇到的问题以及在方式方法上的注意。

01

以尊重员工为前提


此次疫情是在大年初一之后全面公开的,大部分员工这时候早已回家过年,也就意味着有很大一部分员工是回老家过年,就会出现员工所处的地域、环境的变化,及如下的一些问题:
办公的设备或资源不是很充足,比如电脑或相关设备没带齐全,无线网络情况以及一些文件没有提前拷贝等;因为在家,和老人孩子在一起,工作的氛围及时间不免都会收到一些影响;工作是需要氛围的,但因为地域及环境的变化,工作的状态及效率也会随之影响。
在安排工作任务之前,建议HR及管理者先统计和了解下员工整体办公可行的情况,哪些更适合远程办公,哪些还存在某些困难,在员工需要时,公司能提供哪些资源或帮助。
在时间安排上做到提前通知,提前安排,而不是临时决定。让员工有提前准备的时间,确保那个时间段的工作环境无干扰。
以及还有些企业喜欢视频开会,而对于女员工来说,又得为此提前梳妆打扮化个妆吧,无形中增加了员工的时间成本和心理负担。并且这种方式似乎是一种变相的监控,会让员工很反感,毕竟每个人都不希望在监控中或不信任的状态下工作,所以建议能音频就不要视频。
所以,尊重是前提。尊重员工的实际状况,尊重员工的时间,尊重员工的隐私,尽量以最简便的方式进行,减少不必要的摩擦和消耗,让团队成员都开开心心的开工,高效的达成工作成果。
02做事之前先关注人
疫情之下,人会变得更加敏感。所以HR及管理者在安排工作时,除了对工作任务进行明确和必要的分解之外,更应关注员工个体本身,对不同员工进行不同安排:
哪些员工是确诊患者,尤其是核心员工,公司给这类员工有哪些关怀措施,给予他们信心和关心,让他们依然对自己及组织充满希望。哪些员工还在老家不能返城,远程工作存在哪些真实的不便,需要提供他们哪些实际的帮助。哪些员工身体欠佳或家庭遇到事情可能一时无法办公,在做好关心的前提下做好后续跟踪。哪些员工各方面正常,属于能够及时办公、高效办公的最佳群体。
包括还有最为重要的一项是,布置工作之前,先关注员工的底层需求有没有解决。
比如延期复工的工资核算问题、公司2020年或未来3年的战略是否有变化,公司架构、制度以及激励措施是不是会有调整等员工最为关心的问题先解决。
做好提前的宣导,沟通到位后再进行工作任务的安排布置。包括在线上开会之前,做一个氛围的营造,比如发发红包、聊聊天等活跃一下氛围,也是非常必要的。
HR及管理者需要有先人后事的意识,因为人都会有感性的需求,尤其在疫情下,这种安全感的降低和敏感度的增强,需要组织先关注及解决他们的底层需求,他们才有能量工作,才会更主动积极工作效率才高,才有最佳的结果的交付。
03讲究方式方法,以结果为导向
线上化办公虽然灵活,通过一些工具也可以很高效,但因为不能直接面对,你无法实时地了解到员工的状态及情绪,尤其是在疫情当下。
并且每个员工个体的自我管理意识及能力的不同,都会对工作结果造成影响。
因此建议不要拘泥于完全按照统一的方式进行,比如一定要在规定的时间段打卡,一定要采用什么工具,或做一些其他强制的规定等等,这只会让员工反感。
所以建议HR及管理者在布置工作任务之前先明确这几个重点:
该工作的责任人是谁,由其抓最终结果,为结果负责。该工作的总体统筹人是谁,比如某个项目的负责人或以秘书、助理的角色进行项目的统筹安排,跟进任务计划中的问题和反馈。
该任务的目的是什么,团队成员是否都清晰,理解认同。任务完成的时限,设定相对合理的完成时间。对团队成员的要求,如在收到任务时明确回复知悉,遇到问题时了解找谁,以及随时沟通。
尤其是在信息化超载,碎片化的现在,更应明确重点,只抓最为关键的人与事,更有利于重点任务的达成。
04多方式助力远程办公
提升线上办公的高效,离不开一些线上化的工具或其他创新的方式。
线上办公离不开线上会议工具如钉钉视频会议、腾讯会议、TalkLine会议,以及少数人直接微信拉群也是可以的。
另外远程办公时的团队协作不一定非得通过开会,开会有时是最低效的一种方式。因为身处于不同的区域,而出现在同一个时间很难聚集所有人而影响工作进度。
这时可采用共享文档编辑的模式进行;也可以设定共同的目标和时间要求,然后提交自身完成的任务文档,由专门人汇总并交由管理者统一反馈的形式。
文档类工具如石墨文档,可以实时自行更新所有参与小伙伴的文档更新,不需要专门人进行汇总、腾讯文档-支持多人在线编辑Word、Excel和PPT以及金山文档 - 多人实时协作的在线Office等。
远程办公决定了主要以线上化办公为主,HR可以先自己掌握好这些工具的运用,必要时对办公的员工群体进行必要的培训。
无论是办公形式还是工具,只要HR及管理者先开放思维,对于现在90、95后的年轻员工,他们的学习及适应能力还是非常高的。同时多关注人,关注心理的需求的同时关注最终工作结果,才有可能达成双赢。